5S in gereedschapsbeheer

De aandacht voor een efficiënte bedrijfsinrichting neemt toe. Bedrijfsleiders hebben ingezien dat het ze nu eenmaal veel kost als medewerkers te veel tijd verliezen met dingen te zoeken. In Japan doen ze dit al langer, sinds de 5S-methode in de jaren 80 geïntroduceerd werd. Die vertrekt vanuit vijf stappen om de werkplek voortdurend te optimaliseren. We passen deze principes in dit artikel toe op gereedschapsbeheer en wat er beschikbaar is aan materiaal en technologie om telkens beter te worden en efficiënter te werken.

De vijf stappen uit de Japanse filosofie zijn in het Nederlands samengevat als scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en stimuleren. We lichten ze kort even toe. Scheiden vertrekt vanuit het principe dat we de tijd die we kwijt zijn aan dingen zoeken zoveel mogelijk willen elimineren. Gereedschap dat niet veilig, defect, verouderd of dubbel aanwezig is, gaat eruit, zodat enkel de dagelijks gebruikte gereedschappen overblijven. Wat er wel nog wekelijks of maandelijks nodig is krijgt een centrale plek op de werkvloer. Er zijn kasten in verschillende maten, gewichten en indelingen om een oplossing op maat van uw productie te krijgen. Uitgiftesystemen, waarbij medewerkers moeten badgen om het materiaal te krijgen, zijn een goede manier om meer verantwoordelijkheidszin aan te leren.  

Schikken

Schikken wil zeggen dat alles zijn vaste plek krijgt, zodat het altijd snel terug te vinden is. Het uitgangspunt hier zijn de dagelijkse procedures. Op basis daarvan wordt alles neergelegd, gemarkeerd en geëtiketteerd zo dicht mogelijk bij waar het uiteindelijk gebruikt zal worden. Gereedschapswagens (mobiel) of -kasten (vast) zijn hier een uitstekende oplossing voor. Ze kunnen ingericht worden volgens hun toepassing in aantal lades, ladedieptes, maar ook uitgerust worden met een aangepast werkblad met individuele lade-indelingssystemen, zodat alles altijd op de juiste plek weer terechtkomt. Sleufscheidingsstrips, boxen of hardschuim zullen zorgen voor meer structuur en overzichtelijkheid in de gereedschapswagen of -kast. 

Schoonmaken

Een systematiek die ook voor het schoonmaken geldt. Een grote schoonmaakbeurt voor een vakantieperiode volstaat niet. Van medewerkers wordt verlangd dat ze het gereedschap op hun werkplek altijd in tiptop conditie houden. Door alles mooi op te bergen (zie hierboven) maken ze daar al een goeie start mee. Zorg ook voor duidelijke instructies (frequentie, checklists …) om machines, apparaten en gereedschappen schoon te maken. Een schone werkplaats is vaak ook een veilige werkplaats. 

Standaardiseren

Onder standaardiseren wordt begrepen dat je controleert of de vorige stappen goed ingeburgerd zijn en waar het nog beter kan. Het is de bedoeling dat de 5S-methodiek die je introduceert een tweede natuur wordt voor uw medewerkers. Als ze de verbeteringen aanvaarden als de nieuwe standaard, wordt het pas mogelijk om te systematiseren.

Stimuleren

5S is geen eenmalige oefening, de methodiek is eigenlijk bedoeld als een oneindige kringloop. Waar het om gaat, is dat jij en jouw medewerkers een houding aannemen die leidt tot continue verbeteringsprocessen. Zo kan de 5S-methodiek de basis vormen voor soepele processen, processtabiliteit, veiligheid en kwaliteit. Denk dus voortdurend na over uw gereedschapsmanagement. Zijn er nieuwe gereedschappen nodig? Werken de kasten nog zoals ze moeten? Of dringt een nieuwe indeling zich op? Staat alles voor elke medewerker op ergonomische hoogte?

Voordelen

Intussen is de 5S-methode ook wetenschappelijk al op zijn waarde getest. Een studie van het Fraunhofer Instituut bevestigde dat er voordelen te rapen vallen zoals een hogere efficiëntie dankzij een snelle toegang tot gereedschap, kostenbesparingen door minder verlies, een grotere tevredenheid onder medewerkers, minder ongevallen en gezondheidsrisico’s door bacteriën of schadelijke stoffen en een positief imago op klanten, partners maar ook toekomstige medewerkers.